Cái nhìn sâu sắc Duy trì lá chắn trách nhiệm pháp lý trong các công ty và công ty trách nhiệm hữu hạn được tổ chức chặt chẽ

Khách hàng thường hỏi tôi về cách tốt nhất để bảo vệ tài sản cá nhân của họ khỏi các chủ nợ kinh doanh. Câu trả lời của tôi luôn là họ nên tiến hành kinh doanh thông qua một số loại thực thể kinh doanh hạn chế trách nhiệm cá nhân của chủ sở hữu. Hai hình thức tổ chức được sử dụng phổ biến nhất là các tập đoàn và công ty trách nhiệm hữu hạn, cả hai đều tạo ra một lá chắn trách nhiệm pháp lý cho chủ sở hữu.

Tuy nhiên, chỉ tạo thực thể là không đủ để bảo vệ chủ sở hữu khỏi trách nhiệm pháp lý cá nhân. Bạn cũng phải tôn trọng biểu mẫu thực thể và đảm bảo rằng bạn và “người bạn giả vờ”¹ duy trì các danh tính riêng biệt. Nếu bạn không làm như vậy, các chủ nợ của bạn có thể phá vỡ lá chắn trách nhiệm pháp lý (“xuyên thủng bức màn che công ty” trong thuật ngữ pháp lý) và buộc chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản nợ và trách nhiệm pháp lý của pháp nhân.

Tòa án Idaho sẽ phá vỡ bức màn của công ty nếu chủ nợ chứng minh được rằng (1) cổ đông và công ty là một và cùng một “người” và (2) rằng sẽ không công bằng nếu không quy trách nhiệm cá nhân cho cổ đông. Tương tự, một LLC sẽ được coi là “bản ngã thay thế” của thành viên nếu chủ nợ chứng minh được hai yếu tố đó. Trên thực tế, vấn đề thường được quyết định ngay từ điểm đầu tiên—liệu tổ chức và chủ sở hữu có thực sự là một và cùng một người hay không—vì vậy tôi sẽ tập trung vào cách duy trì sự tách biệt giữa cá nhân và tổ chức và dành cuộc thảo luận về vốn chủ sở hữu cho người khác bài viết trên blog.

Việc xác định xem chủ sở hữu có duy trì thực thể với tư cách là một người riêng biệt hay không là một phân tích phụ thuộc rất thực tế và không có một viên đạn bạc nào. Tuy nhiên, án lệ Idaho đã xác định một số điều mà chủ sở hữu có thể làm để duy trì lá chắn trách nhiệm pháp lý.

Đầu tiên và quan trọng nhất, điều quan trọng là các chủ sở hữu phải nắm giữ thực thể như một thực thể tách biệt với họ với tư cách là các cá nhân. Có rất nhiều cách để làm điều này. Ví dụ: đảm bảo người thuê theo hợp đồng thuê văn phòng là pháp nhân chứ không phải chủ sở hữu. Tương tự như vậy, hãy làm rõ rằng thực thể—không phải chủ sở hữu—đang bán hàng hóa (ví dụ: Xà phòng Acme, không xà phòng của Bill Jones), và, thực thể sở hữu thiết bị được sử dụng để vận hành doanh nghiệp. Một sai lầm phổ biến mà tôi thấy trong các hợp đồng cho thuê và các hợp đồng kinh doanh khác là chủ sở hữu doanh nghiệp vô tình ký tên của mình thay vì tên của thực thể. Ví dụ: nếu Acme Soap, Inc. đang ký hợp đồng mua bán, Bill Jones nên ký tên là “Bill Jones, Chủ tịch của Acme Soap, Inc.” và không chỉ đơn giản là “Bill Jones.” Như tôi đã giải thích đây, nếu Bill chỉ ký “Bill Jones” mà không ký thêm, điều này có thể khiến Bill phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các nghĩa vụ theo hợp đồng lẽ ra phải thuộc về Acme (ngay cả khi không cần phải che giấu).

Một ví dụ liên quan bao gồm hai yếu tố bảo toàn lá chắn, đó là tiền của thực thể phải được giữ trong tài khoản ngân hàng được mở dưới tên của thực thể. Việc có tài khoản ngân hàng cá nhân và tổ chức riêng biệt là một dấu hiệu mạnh mẽ cho thấy chủ sở hữu tự coi mình là người tách biệt với tổ chức của mình (và do đó duy trì lá chắn trách nhiệm pháp lý). Chủ sở hữu cũng cần đảm bảo rằng các khoản nợ kinh doanh được thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp và các khoản nợ cá nhân từ tài khoản cá nhân. Sử dụng tài khoản kinh doanh cho các khoản nợ cá nhân (hoặc ngược lại) là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy thực thể và chủ sở hữu là một và giống nhau. Do đó, tòa án có thể sẽ không có thiện cảm với một LLC đã sử dụng quỹ của LLC để trả học phí trường tư cho con của thành viên.

Điều này không có nghĩa là thanh toán sai tài khoản là một nụ hôn chết chóc—không phải vậy. Nhưng, nó phải được tính toán đúng. Ví dụ: trong trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn thanh toán học phí, cách tốt nhất để xử lý việc đó là công ty trách nhiệm hữu hạn phân phối cho thành viên (giả sử có đủ tiền hợp pháp để công ty phân phối) và thành viên sau đó trả học phí từ tài khoản của cô ấy. Hiệu quả là như nhau nhưng kế toán là phù hợp. Tương tự như vậy, một công ty mẹ có thể thanh toán các khoản nợ của các công ty con và duy trì lá chắn trách nhiệm pháp lý miễn là các công ty con hoàn trả cho công ty mẹ các khoản nợ đó.

Ít phổ biến hơn, một yếu tố khác mà tòa án xem xét là liệu vốn hóa ban đầu của thực thể có đủ để đáp ứng “các khoản nợ tiềm tàng có thể dự đoán được một cách hợp lý” của thực thể hay không. Ví dụ: thành viên khiến LLC phải gánh khoản nợ 1 triệu đô la có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản nợ của LLC nếu anh ta vốn hóa LLC bằng 10 đô la tiền mặt và không cung cấp phương tiện thực sự nào để LLC tạo ra doanh thu. Tòa án có thể sẽ lý giải rằng LLC được thành lập như một sự giả tạo nhằm trốn tránh trách nhiệm cá nhân vì nó không có tiền mặt để trả khoản nợ đó và không có kỳ vọng thực sự nào về việc kiếm được bất kỳ khoản tiền mặt nào để trả nợ. Lưu ý rằng điều này sẽ không áp dụng trong trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn được vốn hóa hợp lý ngay từ đầu nhưng sau đó lại bị mở rộng quá mức. Mọi thứ xảy ra trong kinh doanh và tòa án tôn trọng điều đó, nhưng họ không tôn trọng những nỗ lực nhằm che chở chủ sở hữu khỏi trách nhiệm cá nhân một cách bất công.

Thiếu sự chấp thuận nội bộ phù hợp là một yếu tố mà các tòa án thường trích dẫn để hỗ trợ cho quyết định xuyên thủng bức màn của công ty. Nhiều quy định của công ty yêu cầu hội đồng quản trị phê duyệt (trong số nhiều điều khác) công ty vay hoặc mua bất động sản. Do đó, nếu không có sự xem xét và phê duyệt của hội đồng quản trị, những hành vi đó có thể nằm ngoài phạm vi của công ty và các cổ đông có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân. Điều này thường xảy ra nhất ở các tập đoàn có tổ chức chặt chẽ, nơi các cổ đông và hội đồng quản trị là một và giống nhau và hồ sơ công ty không đầy đủ (hoặc không tồn tại). Nó cũng xảy ra trong trường hợp chủ sở hữu cố ý hành động thay mặt cho công ty nhưng trước khi công ty được thành lập. Thông thường, thực thể sẽ phê chuẩn những hành vi đó như là của riêng mình và miễn trừ trách nhiệm cá nhân của chủ sở hữu nhưng đôi khi (chẳng hạn như khi các chủ sở hữu khác coi những hành vi đó là không phù hợp với hoạt động kinh doanh của thực thể) thì thực thể không phê chuẩn và chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm cá nhân.

Cuối cùng, và liên quan đến việc thiếu sự chấp thuận thích hợp, các tòa án thường trích dẫn việc không tuân thủ các thủ tục của công ty để hỗ trợ cho kết luận của họ rằng công ty và các cổ đông là cùng một người. Tất cả các tập đoàn, bất kể số lượng cổ đông, đều phải có hội đồng quản trị và tổ chức các cuộc họp cổ đông cũng như tuân thủ một số thủ tục khác của công ty. Tuy nhiên, các công ty nhỏ thường bỏ qua việc ghi chép đầy đủ các cuộc họp này và lưu giữ đầy đủ các sổ biên bản của công ty (hoặc thậm chí không tổ chức các cuộc họp). Điều này không có nghĩa là các tập đoàn nhỏ (hoặc các tập đoàn lớn về vấn đề đó) cần phải sa lầy vào các chi tiết của việc lưu trữ hồ sơ công ty với chi phí điều hành doanh nghiệp. Các phần chính thức của các cuộc họp cổ đông và giám đốc hàng năm có thể được hoàn thành chỉ trong vài phút và được ghi lại chỉ trong vài phút nữa. Và, luật doanh nghiệp của Idaho quy định cụ thể rằng các hành vi yêu cầu giám đốc hoặc cổ đông bỏ phiếu có thể được thực hiện bằng văn bản mà không cần họp. Vì vậy, một nghị quyết có chữ ký của tất cả các cổ đông và giám đốc sẽ hoàn thành mục đích giống như một cuộc họp và tạo ra một bản ghi để khởi động.

Các công ty trách nhiệm hữu hạn, theo luật, không bắt buộc phải tuân theo cùng một mức độ thủ tục như các công ty và tòa án đã công nhận yếu tố này không áp dụng trong phân tích “thay đổi bản ngã” đối với các thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn. Việc thiếu các thủ tục cần thiết này là một trong những lý do khiến mọi người thường chọn thành lập LLC hơn là một công ty. Tuy nhiên, bạn nên tập thói quen ghi lại các quyết định quan trọng của LLC và ghi lại quá trình suy nghĩ để đi đến quyết định đó. Điều này có thể giúp chứng minh rằng LLC vẫn tách biệt với các thành viên và cũng có thể hữu ích nếu xảy ra tranh chấp giữa các thành viên.

Các tòa án Idaho, để luôn mở các lựa chọn của họ, đã tuyên bố rất rõ ràng rằng danh sách các yếu tố được nêu trong bài đăng trên blog này không phải là danh sách độc quyền. Do đó, có thể có những trường hợp thực tế khác dẫn đến việc xỏ lỗ che mặt. Tuy nhiên, đây là những yếu tố được trích dẫn phổ biến nhất và sẽ đóng vai trò là kim chỉ nam tốt để bảo vệ lá chắn trách nhiệm pháp lý và giữ cho các chủ nợ kinh doanh của bạn không bị ảnh hưởng bởi túi tiền cá nhân của bạn.

----------------------------

¹Cảm ơn, Giáo sư Anderson.

Steve Frinsko là luật sư giao dịch trong bộ phận luật kinh doanh và bất động sản của công ty. 

Bản tin Kinh doanh này do Hawley Troxell Ennis & Hawley LLP cung cấp chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và giáo dục. Nó nhằm mục đích thông báo cho khách hàng và bạn bè của chúng tôi về các sự kiện hoặc vấn đề nhất định trong luật doanh nghiệp. Nó không nhằm mục đích và cũng không nên được sử dụng để thay thế cho tư vấn pháp lý liên quan đến các trường hợp thực tế cụ thể. © Hawley Troxell Ennis & Hawley LLP bảo lưu mọi quyền. Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập trang web của chúng tôi, hawleytroxell.com.